Vantaan Venäläinen Klubi ry:n yleinen tietosuojalauseke

20.9.2020

Olemme päivittäneet tietosuojakäytäntöämme 20.9.2020.

VVK RY:n tietosuojaperiaatteet:

Vantaan Venäläinen Klubi ry (jäljempänä ”VVK RY”) on sitoutunut suojaamaan toimintaansa osallistuvien ja VVK RY:n sisältöjä käyttävien yksityisyyttä ja noudattaa toiminnassaan tietosuoja- ja muita lakeja sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä. Tämä tietosuojalauseke kuvaa VVK RY:n henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä koskevat käytännöt. ”Henkilötieto” tarkoittaa tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön.

Tätä tietosuojalauseketta sovelletaan, kun VVK RY on rekisterinpitäjä ja kun viittaamme tämän tietosuojalausekkeen soveltumiseen VVK RY:n sisältöjen käytön yhteydessä. Voimme antaa tietosuojaan liittyviä lisätietoja myös yksittäisen palvelun, sivuston tai sovelluksen yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on VVK RY:n toimintaan osallistuminen jäsenenä, vapaaehtoisena, lahjoittajana tai muilla tavoin.

VVK RY:n sisältöjä voidaan tarjota eri laitealustoilla ja palvelut voivat sisältää linkkejä tai pääsyn muiden toimijoiden sivustoille tai palveluihin. Suosittelemme, että tutustut huolellisesti tällaisten kolmansien osapuolten tietosuojakäytäntöihin ja käyttöehtoihin. VVK RY ei vastaa kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöistä tai käyttöehdoista.

Mikäli et hyväksy tämän tietosuojalausekkeen mukaisia käytäntöjä, emme suosittele, että luovutat henkilötietojasi VVK RY:lle.

Mitä tietoa keräämme?

VVK RY voi kerätä käyttäjistään tässä tietosuojalausekkeessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja. Käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa käyttäjistä kerätään eri tilanteissa.

Henkilötietojasi voidaan kerätä ilmoittautuessasi VVK RY:n vapaaehtoistoimintaan, tehdessäsi lahjoituksen tai osallistuessasi erilaisiin VVK RY:n järjestämiin koulutuksiin ja muihin tilaisuuksiin.

Lisäksi henkilötietoja kerätään mm. kilpailujen, kampanjoiden tai tutkimusten yhteydessä sekä muutoin asioidessasi kanssamme. VVK RY kerää muun muassa alla mainittuihin ryhmiin kuuluvia henkilötietoja.

1. Käyttäjän VVK RY:lle antamat tiedot

Saatamme kerätä eri yhteyksissä seuraavia tietoja:

Keräämme tietoja eri tavoin, esimerkiksi syöttäessäsi tietoja rekisteröitymisen yhteydessä, sisältöjen käytön yhteydessä tai osallistuessasi kilpailuihin, arvontoihin tai tutkimuksiin.

2. VVK RY:n sisältöjen käytöstä havainnoidut ja johdetut tiedot

Eri järjestelmät saattavat kerätä käyttäjästä myös:

Henkilötietojen käsittelemisen tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietojasi alla määriteltyihin yhteen tai useampiin tarkoituksiin liittyen.

1. Toimintaan osallistuminen

VVK RY kerää pääasiallisesti henkilötietoja niiltä, jotka osallistuvat VVK RY:n järjestämiin tapahtumiin, kuten koulutuksiin tai seminaareihin.

2. Järjestelmien ja sovellusten keräämät tiedot

Järjestelmät keräävät käyttäjästä taustatietoa, jotta järjestelmien ja sovellusten käyttäminen on sujuvampaa ja ylipäätänsä mahdollista.

3. Markkinointi ja viestintä

Henkilötietoja voidaan käyttää VVK RY:n markkinointiin ja asiakasviestintään, esimerkiksi lähettääksemme tapahtumia koskevia ilmoituksia ja ollaksemme yhteydessä toimintaamme liittyen tai VVK RY:n toimintaan ja/tai varainhankintaa koskevaan markkinointiin liittyen, mukaan lukien suoramarkkinointi.

Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojalausekkeessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Kun henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, poistamme henkilötiedot.

Esimerkiksi jäsentiedot poistuvat järjestelmästä kaksi vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen, silloin kun niiden sälyttämiselle ei ole muuta perustetta kuten merkinnät ansiomerkeistä tai luottamustoimista. Tämän jälkeen jäsentiedot muutetaan sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa, jotta niitä voidaan käyttää tilastointin.

Kaikista järjestelmistämme tiedot eivät kuitenkaan poistu automaattisesti, jolloin käyttäjän tulee itse olla kirjallisesti yhteydessä VVK RY:ään halutessaan kaikki tietonsa poistettavaksi.

Huomioithan, että jotkut VVK RY:n sivustot saattavat sisältää julkisia, vuorovaikutteisia ja viestinnällisiä toiminnallisuuksia, kuten kommenttiosioita tai keskustelupalstoja. Tällöin nimimerkkisi ja tuottamasi sisältö saattavat jäädä näihin näkyviin myös sen jälkeen, kun olet lopettanut rekisteröimäsi käyttäjätunnuksen tai käyttäjäsuhde päättyy.

Henkilötietojen ajantasaisuus

Pyrimme kohtuullisin keinoin pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeellisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja.

Kehotamme käyttäjiä aika ajoin tarkistamaan tietojensa ajantasaisuuden tällaisia toiminnallisuuksia käyttäen. On käyttäjän vastuulla päivittää antamansa henkilötiedot, mikäli niissä tapahtuu muutoksia.

Henkilötietojen luovuttaminen

VVK RY ei lähtökohtaisesti myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi VVK RY:n ulkopuolelle. VVK RY voi kuitenkin luovuttaa henkilötietojasi ulkopuolelle seuraavissa tilanteissa:

1. Suostumuksesi

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa nimenomaisella suostumuksellasi esimerkiksi kolmannen osapuolen tarjoamaan palveluun liittyen.

2. Yhteisöt

Henkilötietojasi ei pääsääntöisesti näytetä muille käyttäjille, mutta joissain sivustoissa voit halutessasi jakaa esimerkiksi nimimerkin tai muita tietojasi muiden käyttäjien kanssa. Kehotamme harkitsemaan huolellisesti ennen kuin jaat henkilötietojasi tai muita tietoja muille käyttäjille.

3. Alihankkijat ja palveluntarjoajat

VVK RY käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia palvelujensa tekniseen ylläpitoon, jäsenmaksulaskutukseen ja asiakaspalveluun, käyttäjätietojen hallinnointiin ja analysointiin, tutkimuksiin, jäsen- ja sidosryhmäviestintään, erilaisten kampanjoiden toteuttamiseen tai muuhun varainhankintaan. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa VVK RY:n alihankkijoille ja palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun ne osallistuvat VVK RY:n palvelujen toteuttamiseen ja/tai varainhankintaa koskeviin markkinointitarkoituksiin, kuten suoramarkkinointiin ja tässä tietosuojalausekkeessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.  

Tällaiset kolmannet osapuolet eivät saa käyttää tietojasi mihinkään muuhun, kuin tässä tietosuojalausekkeessa kuvattuihin ja VVK RY:n määrittämiin tarkoituksiin. VVK RY velvoittaa heidät pitämään tietosi salassa ja huolehtimaan asianmukaisesti riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojesi suojaamiseksi.

4. Kansainväliset tietojen siirrot

VVK RY pyrkii toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietosi ensisijaisesti EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluja hyödyntäen. VVK RY:n järjestelmiä saatetaan kuitenkin joissakin tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevia toimijoita, palveluja ja palvelimia käyttäen ja tällöin henkilötietojasi saatetaan siirtää eri maiden välillä.

Tällaiset siirrot voivat sisältää henkilötietojen luovutuksia EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sellaisiin maihin, joiden henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa Suomen lain vaatimuksista, esimerkiksi Yhdysvaltoihin. VVK RY huolehtii tällöinkin henkilötietojesi suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen ja muutenkin siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti.

5. Tutkimuskäyttö

Saatamme joissakin tapauksissa luovuttaa tietoja tieteellistä tai muuta tutkimusta varten edellyttäen, että kyseiset tiedot on ensin muutettu sellaiseen muotoon, josta yksittäiset henkilöt eivät ole enää tunnistettavissa.

6. Pakottavan lainsäädännön edellyttämät luovutukset

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.

7. Sosiaaliset laajennukset

VVK RY:n sivustoilla ja palveluissa on linkkejä ja yhteyksiä kolmannen osapuolen verkkosivustoihin sekä nk. sosiaalisia laajennuksia (esim. Facebookin yhteisöliitännäisiä). VVK RY:n sivustoilla olevat kolmannen osapuolen ylläpitämät liitännäiset latautuvat näiden palveluiden omilta palvelimilta.

Henkilötietojen suojelu

Kiinnitämme erityistä huomiota tietosuojaan ja tietoturvaan palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa. Käytämme asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tietosuojasta ja tietoturvasta huolehtivat siihen erikseen nimetyt henkilöt. Rajoitamme pääsyn henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin ja tietokantoihin ainoastaan nimetyille henkilöille, joilla on välttämätön työhön liittyvä tarve ja oikeus käsitellä kyseessä olevia henkilötietoja.

Toteutamme tietosuojaa ja tietoturvaa muun muassa ennakoivan riskienhallinnan keinoin, huomioimalla tietosuojan ja tietoturvan palvelujemme suunnittelussa, kouluttamalla henkilöstöämme ja tarkastamalla säännöllisesti palvelujemme vaatimusten mukaisuutta. Huolehdimme tietojen väärinkäytöksiin liittyvistä ja muista vastaavista riskeistä ottaen huomioon riskin todennäköisyys ja suojattavan tiedon luonne.

VVK RY käyttää palvelujensa toteuttamisessa ja henkilötietojen käsittelyssä myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia. Tällöin huolehdimme sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että henkilötietojasi käsitellään lainsäädännön, hyvän tietosuojakäytännön ja tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely markkinointitarkoituksiin. 

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Huomioithan, että voimme tietoturvasyistä joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi täyttämistä.

Tietosuojaa koskevissa asioissa voit olla yhteydessä osoitteeseen tietosuoja(at)VVK ry.fi

Muutokset tähän tietosuojalausekkeeseen

VVK RY:lla on oikeus muuttaa tätä selostetta. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.    

Tämä tietosuojaseloste päivitettiin viimeksi 20.9.2020.